Aby zarezerwować miejsce, należy wypełnić formularz pre-rejestracji dostępny pod poniższym linkiem. Po wysłaniu formularza otrzymasz na e-mail fakturę proforma z danymi do przelewu. W tytule przelewu podaj numer proformy lub numer rejestracji.
Jeśli chcesz skorzystać ze zwolnienia z VAT, prześlij odpowiednie oświadczenie zgodnie z procedurą opisaną tutaj.
W formularzu możesz również zapisać się na warsztaty (30 czerwca 2025) oraz wybrać dodatkowe opcje (nocleg, transport autokarem, Angielsko-Polski Słownik Terminów Optycznych).
Informujemy, że warunkiem koniecznym udziału w PKO’2025 jest uiszczenie opłaty konferencyjnej przed rozpoczęciem konferencji tj. do 29 czerwca 2025 roku.
Warunkiem koniecznym potwierdzenia rezerwacji jest opłacenie należności w przeciągu 14 dni kalendarzowych od dnia przesłania formularza pre-rejestracji. Dane do przelewu znajdują się na pro-formie, która została załączona do potwierdzenia wypełnienia formularza rezerwacyjnego.
Jeżeli rezerwacja nie zostanie opłacona w przeciągu 24 dni kalendarzowych – zostanie ona anulowana. Organizatorzy nie mogą zagwarantować, że wybrana konfiguracja uczestnictwa w PKO’2025 będzie ponownie dostępna.
Organizatorzy są świadomi wydłużonych terminów opłacenia faktur w niektórych jednostkach – w takim przypadku prosimy o wcześniejszy kontakt i przedłużenie terminu płatności.
Do 7 dni roboczych od dnia otrzymaniu płatności przez Organizatorów, Uczestnik otrzyma na adres email wskazany w formularzu, fakturę będąca potwierdzeniem rejestracji na PKO’2025.
Wysokość opłaty konferencyjnej to 2200 PLN netto + VAT. Po 13 maja 2025 opłata konferencyjna wzrośnie do 2600 PLN + VAT.
Opłata zawiera koszt udziału w konferencji, pakiet konferencyjny, udział w wydarzeniach integracyjnych, zakwaterowanie w pokoju 1-osobowym w terminie 30 czerwca -3 lipca 2025, śniadania i obiady (w dniach (1-3 lipca) oraz przerwy kawowe.
Wysokość opłaty konferencyjnej to 1705 zł + VAT. Po 13 maja 2025 opłata konferencyjna wzrośnie do 2105 zł + VAT.
Opłata zawiera koszt udziału w konferencji, pakiet konferencyjny, udział w wydarzeniach integracyjnych, zakwaterowanie w pokoju 2-osobowym (współdzielonym) w terminie 30 czerwca -3 lipca 2025, śniadania i obiady (w dniach 1-3 lipca) oraz przerwy kawowe.
Wysokość takiej opłaty konferencyjnej to 1000 zł + VAT. Po 13 maja 2025 opłata konferencyjna wzrośnie do 1400 zł + VAT.
Opłata zawiera koszt udziału w konferencji, pakiet konferencyjny, udział w wydarzeniach integracyjnych, obiady (w dniach (1-3 lipca) oraz przerwy kawowe.
W formularzu pre-rejestracyjnym istnieje możliwość wybrania dodatkowo wariantów opłaty konferencynej uwzględniającej transport autokarem na trasie Warszawa-Rzeszów-Warszawa (wyjazd z Warszawy 30 czerwca 2025 o godz. 08:00, wyjazd z Rzeszowa 3 lipca 2025 o godz. 15:30, – koszt 110 zł + VAT) oraz opcję z wydrukiem plakatu (koszt 40 zł + VAT).
Pełna lista opcji opłaty konferencyjnych dostępna jest w dokumencie – kliknij tutaj by go otworzyć.
Studenci i doktoranci mogą skorzystać ze zniżki na opłatę konferencyjną w wysokości 400 zł netto. Aby uzyskać zniżkę, należy wypełnić formularz pre-rejestracyjny (wybierając opcję płatności przelewem), a następnie przesłać dokument potwierdzający status studenta lub doktoranta na adres: pko@candela.org.pl.
W przypadku płatności kartą, prosimy o zaznaczenie tego w mailu z dokumentem potwierdzającym status.
Akceptowane dokumenty to zdjęcie obu stron legitymacji lub zaświadczenie o statusie studenta/doktoranta (wydane maksymalnie 3 miesiące przed przesłaniem).
udział w wydarzeniu, pakiet materiałów konferencyjnych, obiady, przerwy kawowe, udział w wycieczce, udział w kolacji konferencyjnej. Dodatkowe opcje zawierają również (w zależności od wybranej opcji): zakwaterowanie, śniadania, przejazd autokarem na trasie Warszawa-Rzeszów-Warszawa, wydruk plakatu.
Opłata konferencyjna, jako usługa kompleksowa, objęta jest stawką 23% VAT. W przypadku finansowania udziału w konferencji ze środków publicznych istnieje możliwość uzyskania zwolnienia z podatku VAT – szczegóły zostały opisane poniżej.
Organizatorzy zarezerwowali wszystkie pokoje w Hotelu Bristol***** dla uczestników konferencji. Ilość miejsc jest ograniczona. W tym samym hotel zorganizowane będą sesje plenarne, sesja plakatowa, kolacja konferencyjna oraz przerwy kawowe i obiadowe. Więcej informacji o Hotelu można znaleźć na jego stronie internetowej (kliknij, by otworzyć stronę)
Osoby które wybrały opcję zakwaterowania w pokoju współdzielonym otrzymają informację o przydziale do pokoju do dnia 17 czerwca 2025.
Przy wypełnianiu formularza pre-rejestracji można wybrać płatność przelewem (z możliwością wystawienia faktury proforma) lub płatności elektroniczne przez PayNow (Google Pay, BLIK, karty płatnicze).
Płatność przelewem jest dostępna do 15 czerwca 2025 r. Po tym terminie możliwe będą wyłącznie płatności elektroniczne (w tym karty płatnicze).
W przypadku gdy udział w PKO’2025 finansowany jest w co najmniej 70% ze środków publicznych, istnieje możliwość uzyskania zwolnienia opłaty konferencyjna z podatku VAT. W tym celu należy przesłać do Fundacji Candela oświadczenie o finansowaniu uczestnictwa w konferencji. Poniżej opisujemy możliwe sposoby złożenia oświadczenia.
W tym celu należy wypełnić oświadczenie dostępne poniżej, opatrzyć je podpisem zaufanym lub kwalifikowanym w formacie PAdES (plikiem końcowym ma być plik pdf) i przesłać na adres pro Po zweryfikowaniu treści oświadczenia i ważności podpisu zostanie wystawiona pro-forma z opłatą konferencyjną zwolnioną z VAT.
Więcej informacji:
Jak podpisać podpisem zaufanym dokument? (strona)
Jak podpisać dokument podpisem zaufanym? (film z instrukcją)
Wydrukowane oświadczenie (wzór dostępny poniżej) prosimy wypełnić i podpisać własnoręcznie. Następnie oświadczenie należy wysłać na adres: Fundacja Candela, ul. Grochowska 357/513, 03-822 Warszawa. Po otrzymaniu zaświadczenia zostanie wystawiona pro-forma skorygowana o podatek VAT.
Przewidziane zostały granty mające na celu obniżenie opłaty konferencyjnej (nawet do 95 %) dla najlepszych zgłoszeń nadesłanych przez osoby studiujące oraz doktorantów. Osoby chcące zaaplikować o przyznanie dofinansowania proszone są o wypełnienie formularza dostępnego pod poniższym linkiem.
Granty będą przyznawane w dwóch turach. W przypadku zdobycia dodatkowego źródła finansowania – otworzona zostania również trzecia tura. Priorytet otrzymają osoby, których zgłoszenie zostanie zakwalifikowane do prezentacji ustnej podczas konferencji.
W pierwszej turze grantów zostaną wzięte pod uwagę wnioski złożone do 28 kwietnia 2025.
W drugiej grantów zostaną wzięte pod uwagę wnioski złożone do 6 maja 2025 oraz te wnioski, które nie otrzymały dofinansowania w pierwszej turze.
Niezależnie od otrzymanego dofinansowania studenci i doktoranci mają prawo do uzyskania opłaty studenckiej.
Zwrot w pełnej wysokości możliwy jest do 14 dni od dnia wystawienia faktury przez Fundację oraz pod warunkiem dostarczenia Fundacji formularza zwrotu do Fundacji przed 28 czerwca 2025. Po tej dacie – zwrot nie jest możliwy. Wzór formularza opublikowany jest w Regulaminie uiszczania opłat za udział w wydarzeniu organizowanym przez Fundację Candela – dostępnego poniżej.
Pełen zwrot opłaty konferencyjnej możliwy jest do dnia 30 kwietnia 2025, pod warunkiem przesłania Fundacji formularza zwrotu. Po tej dacie zwrot jest możliwy, po potrąceniu 50% wysokości opłaty konferencyjnej, pod warunkiem przesłania Fundacji formularza zwrotu do dnia 30 maja 2025 roku (włącznie). Od 31 maja 2025 – zwrot nie jest możliwy. Wzór formularza opublikowany jest w Regulaminie uiszczania opłat za udział w wydarzeniu organizowanym przez Fundację Candela – dostępnego poniżej.
Tak. Prosimy o kontakt z organizatorami – pko@candela.org.pl
Tak. Przy rejestracji można wybrać sposób płatności – przelewem bankowym lub też kartą. W przypadku chęci skorzystania ze zwolnienia z VAT prosimy o wstępne wypełnienie formularza rejestracyjnego wybierając opcje płatności przelewem, a następnie przy przesyłaniu oświadczenia dodać informację o chęci opłacenia należności kartą.
Rekomendowany rozmiar plakatu to A0 (orientacja pionowa). Stojak będzie miał powierzchnię mocującą 125 x 90 cm (wysokość x szerokość).
Tak. Zgłoszenia abstraktów oraz rejestracja na konferencje to dwa niezależne procesy. Zgłoszenie abstraktu wystąpienia nie jest tożsame z rejestracją na wydarzenie.
Tak. Podczas wypełniania formularzu pre-rejestracji istnieje możliwości rozszerzenia opłaty o transport autokarem na trasie Warszawa-Rzeszów-Warszawa.
Tak. Rejestracja jest obowiązkowa dla wszystkich uczestników Polskiej Konferencji Optycznej – członków Komitetu Naukowego, wykładowców plenarnych, uczestników aktywnych oraz biernych. W przypadku dodatkowych pytań zachęcamy do kontaktu – pko@candela.org.pl
Nie. Przypomnienie o płatności wysyłane jest po 10 dniach od zarejestrowania, jeżeli płatność nie wpłynie na konto organizatora. W przypadku braku płatności w ciągu kolejnych 14 dni kalendarzowych – rezerwacja zostanie anulowana.
W przypadku chęci wydłużenia terminu płatności – prosimy o kontakt z organizatorami.