W celu zarezerwowania miejsca, prosimy o wypełnienie i przesłanie formularza rezerwacji dostępnego pod poniższym linkiem. Po poprawnym wypełnieniu formularza rezerwacyjnego na wskazany adres email zostanie przesłana pro-forma z danymi do przelewu. Prosimy o wskazanie numeru pro-formy w tytule przelewu, co usprawni proces weryfikacji płatności. W przypadku chęci uzyskania zwolnienia z VAT prosimy o przesłanie oświadczenia zgodnie z procedurą opisaną tutaj.
Informujemy, że warunkiem koniecznym udziału w PKO’2023 jest uiszczenie opłaty konferencyjnej przed rozpoczęciem konferencji.
Warunkiem koniecznym potwierdzenia rezerwacji jest opłacenie należności w przeciągu 14 dni kalendarzowych od dnia przesłania formularza rezerwacji. Dane do przelewu znajdują się na pro-formie, która została załączona do potwierdzenia wypełnienia formularza rezerwacyjnego.
Jeżeli rezerwacja nie zostanie opłacona w przeciągu 24 dni kalendarzowych – zostanie ona anulowana. Organizatorzy nie mogą zagwarantować, że wybrana konfiguracja uczestnictwa w PKO’2023 będzie ponownie dostępna.
Po 10 dniach od wypełnienia formularza, system wygeneruje automatyczne przypomnienie o konieczności uiszczenia opłaty konferencyjnej.
Organizatorzy są świadomi wydłużonych terminów opłacenia faktur w niektórych jednostkach – w takim przypadku prosimy o wcześniejszy kontakt i przedłużenie terminu płatności.
Po otrzymaniu płatności przez Organizatorów Uczestnik otrzyma na adres email wskazany w formularzu potwierdzenie rejestracji na VII Polską Konferencję Optyczną.
Wysokość opłaty konferencyjnej to 2600 PLN netto + VAT. Po 26 maja opłata konferencyjna wzrośnie do 3200 PLN netto + VAT.
Opłata zawiera koszt udziału w konferencji, pakiet konferencyjny, udział w wydarzeniach integracyjnych, zakwaterowanie w pokoju 1-osobowym w terminie 4-7 lipca 2023, śniadania i obiady (w dniach (5-7 lipca) oraz przerwy kawowe.
Wysokość opłaty konferencyjnej to 2100 PLN netto + VAT. Po 26 maja opłata konferencyjna wzrośnie do 2650 PLN netto + VAT.
Opłata zawiera koszt udziału w konferencji, pakiet konferencyjny, udział w wydarzeniach integracyjnych, zakwaterowanie w pokoju 2-osobowym (współdzielonym) w terminie 4-7 lipca 2023, śniadania i obiady (w dniach 5-7 lipca) oraz przerwy kawowe.
Wysokość takiej opłaty konferencyjnej to 1400 PLN netto + 23% VAT. Po 26 maja opłata konferencyjna wzrośnie do 1800 PLN brutto.
Opłata zawiera koszt udziału w konferencji, pakiet konferencyjny, udział w wydarzeniach integracyjnych, obiady (w dniach (5-7 lipca) oraz przerwy kawowe.
udział w wydarzeniu, pakiet materiałów konferencyjnych, obiady, przerwy kawowe, udział w wycieczce, udział w kolacji konferencyjnej, zakwaterowanie (z wyjątkiem podstawowej opłaty).
Dojazd do i z Torunia, kolacji, koszt druku plakatu. Podstawowa opłata konferencyjna nie zawiera również zakwaterowania i śniadań.
Opłata konferencyjna, jako usługa kompleksowa, objęta jest stawką 23% VAT. W przypadku finansowania udziału w konferencji ze środków publicznych istnieje możliwość uzyskania zwolnienia z podatku VAT – szczegóły zostały opisane poniżej.
Organizatorzy zarezerwowali wszystkie pokoje w Hotelu Bulwar**** dla uczestników konferencji. Ilość miejsc jest ograniczona. W tym samym hotel zorganizowane będą sesje plenarne, sesja plakatowa, kolacja konferencyjna oraz przerwy kawowe i obiadowe. Więcej informacji o Hotelu można znaleźć na jego stronie internetowej (kliknij, by otworzyć stronę)
W przypadku gdy udział w PKO’2023 finansowany jest w co najmniej 70% ze środków publicznych, istnieje możliwość uzyskania zwolnienia opłaty konferencyjna z podatku VAT. W tym celu należy przesłać do Fundacji Candela oświadczenie o finansowaniu uczestnictwa w konferencji. Poniżej opisujemy możliwe sposoby złożenia oświadczenia.
W tym celu należy wypełnić oświadczenie dostępne poniżej, opatrzyć je podpisem zaufanym lub kwalifikowanym w formacie PAdES (plikiem końcowym ma być plik pdf) i przesłać na adres piotr.wegrzyn@candela.org.pl. Po zweryfikowaniu treści oświadczenia i ważności podpisu zostanie wystawiona pro-forma z opłatą konferencyjną zwolnioną z VAT.
Więcej informacji:
Jest to najprostszy sposób złożenia oświadczenia, jednak dostępny tylko i wyłącznie dla osób, których adres email, z którego prześlą oświadczenie, będzie zawierał pełne imię i pełne nazwisko, a domena adresu będzie kojarzona z zadeklarowaną afiliacją. Fundacja zastrzega sobie możliwość odmówienia przyznania zwolnienia w przypadku braku możliwości zweryfikowania tożsamości osoby wysyłającej bazując na adresie email. Przykłady adresów email uniemożliwiających zwolnienie mplanck@pan.pl (brak imienia), 5486565@uw.edu.pl (brak imienia i nazwiska), lub donna.strickland@gmail.com (brak możliwości zweryfikowania afiliacji).
Wydrukowane oświadczenie (wzór dostępny poniżej) prosimy wypełnić i podpisać własnoręcznie. Następnie oświadczenie należy wysłać na adres: Fundacja Candela, ul. Grochowska 357/513, 03-822 Warszawa. Po otrzymaniu zaświadczenia zostanie wystawiona pro-forma skorygowana o podatek VAT.
Plik PDF – edytowalny formularz – zalecane otwarcie w programie firmy Adobe np. Adobe Reader
Treść oświadczenia do przesłania mailem
Ja, [IMIĘ, NAZWISKO], afiliowany przy [NAZWA INSTYTUCJI] oświadczam, że mój udział w VII Polskiej Konferencji Optycznej finansowany jest w całości ze środków publicznych, i ma charakter kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego.
lub
Ja, [IMIĘ, NAZWISKO], afiliowany przy [NAZWA INSTYTUCJI] oświadczam, że mój udział w VII Polskiej Konferencji Optycznej finansowany jest w co najmniej 70% ze środków publicznych, i ma charakter kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego.
Przewidziane zostały granty mające na celu obniżenie opłaty konferencyjnej (nawet do 95 %) dla najlepszych zgłoszeń nadesłanych przez studentów_ki oraz doktorantów_tki. Osoby chcące zaaplikować o przyznanie dofinansowania proszone są o wypełnienie formularza dostępnego pod poniższym linkiem. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do weryfikacji statusu studenta/doktoranta.
Granty będą przyznawane w dwóch turach. W przypadku zdobycia dodatkowego źródła finansowania – otworzona zostania również trzecia tura. Priorytet otrzymają osoby, których zgłoszenie zostanie zakwalifikowane do prezentacji ustnej podczas konferencji.
W pierwszej turze grantów zostaną wzięte pod uwagę wnioski złożone do 10 maja 2023.
W drugiej grantów zostaną wzięte pod uwagę wnioski złożone do 21 maja 2023 oraz te wnioski, które nie otrzymały dofinansowania w pierwszej turze.
Zwrot w pełnej wysokości możliwy jest do 14 dni od dnia wystawienia faktury przez Fundację oraz pod warunkiem dostarczenia Fundacji formularza zwrotu do Fundacji przed 21 czerwca 2023. Po tej dacie – zwrot nie jest możliwy. Wzór formularza opublikowany jest w Regulaminie sprzedaży biletów na wydarzenia organizowanej przez Fundacje Candela – dostępnego poniżej.
Pełen zwrot opłaty konferencyjnej możliwy jest do dnia 4 maja 2023, pod warunkiem przesłania Fundacji formularza zwrotu. Po tej dacie zwrot jest możliwy, po potrąceniu 50% wysokości opłaty konferencyjnej, pod warunkiem przesłania Fundacji formularza zwrotu do dnia 4 czerwca 2023 roku (włącznie). Od 5 czerwca 2023 – zwrot nie jest możliwy. Wzór formularza opublikowany jest w Regulaminie sprzedaży biletów na wydarzenia organizowanej przez Fundacje Candela – dostępnego poniżej.
Tak. Prosimy o kontakt z organizatorami – pko@candela.org.pl
Tak. Przy rejestracji można wybrać sposób płatności – przelewem bankowym lub też kartą. W przypadku chęci skorzystania ze zwolnienia z VAT prosimy o wstępne wypełnienie formularza rejestracyjnego wybierając opcje płatności przelewem, a następnie przy przesyłaniu oświadczenia dodać informację o chęci opłacenia należności kartą.
Rekomendowany rozmiar plakatu to A0 (orientacja pionowa). Stojak będzie miał powierzchnię mocującą 125 x 90 cm (wysokość x szerokość).
Tak. Zgłoszenia abstraktów oraz rejestracja na konferencje to dwa niezależne procesy. Zgłoszenie abstraktu wystąpienia nie jest tożsame z rejestracją na wydarzenie.
W tym roku, ze względu na dostępność połączeń kolejowych, organizatorzy zrezygnowali z organizacji autokaru.
Tak. Rejestracja jest obowiązkowa dla wszystkich uczestników Polskiej Konferencji Optycznej – członków Komitetu Naukowego, wykładowców plenarnych, uczestników aktywnych oraz biernych. W przypadku dodatkowych pytań zachęcamy do kontaktu – pko@candela.org.pl
Nie. Przypomnienie o płatności wysyłane jest po 10 dniach od zarejestrowania, jeżeli płatność nie wpłynie na konto organizatora. W przypadku braku płatności w ciągu kolejnych 14 dni kalendarzowych – rezerwacja zostanie anulowana.
W przypadku chęci wydłużenia terminu płatności – prosimy o kontakt z organizatorami.